Dicas para adequar sua empresa à LGPD
A LGPD vem sendo tema de grande discussão atualmente. Muito se fala sobre o que está envolvido, porém os assuntos são dispersos e o resultado desse conjunto de informações é que as pessoas acabam ficando confusas sobre o que realmente deve ser feito.
Se você tem dúvidas sobre esse tema, segue um conjunto de 7 dicas que vão te fazer enxergar uma luz no fim do túnel.
Entendendo um pouco a lei Obviamente que o assunto é extenso e requer análise profunda, mas de forma geral a lei prevê os itens a seguir:
Toda empresa precisa ter uma base legal para manter dados pessoais e a lei prevê 10 bases legais possíveis; Os dados que sua empresa possui devem se resumir ao mínimo necessário para que estejam adequados às bases definidas; Sua empresa terá de disponibilizar meios de comunicação para que os titulares dos dados (as pessoas físicas) possam consultar seus dados. Em alguns casos (conforme a base legal), sua empresa terá de fornecer mecanismos para que o titular possa solicitar a revogação do uso dos dados, da portabilidade e até a sua exclusão; Devem ser definidas medidas de segurança para que os dados sejam protegidos contra o uso indevido; Sua empresa deve ser capaz de demonstrar que está atendendo aos princípios estabelecidos. Acompanhe no próximo tópico como adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados e manter a privacidade de dados corporativos.
Trilhando a jornada Dado esse conjunto de requisitos que a lei demanda, percebe-se que o processo de implementação permeia toda a empresa e provavelmente deve endereçar mudanças em vários aspectos: você terá de trilhar uma verdadeira jornada para se tornar e depois se manter aderente.
Mas com tantas mudanças, por onde começar?
Aqui vão 7 dicas para você implementar a LGPD na sua empresa e ter bons resultados em pouco tempo.
Dica 1: Processo incremental Você não tem experiência nisso, então não pense que sua primeira ideia será a melhor. Faça o trabalho de forma incremental e interativa, passando por todas as fases necessárias. Isso vai fazer você aprender com o processo, trazer resultados rápidos e indicar para a empresa que está no caminho certo.
Dica 2: Crie um inventário dos seus sistemas e processos É preciso descobrir onde, de fato, estão os dados pessoais na sua empresa. Em geral estão espalhados em sistemas e documentos diversos – você vai ter muitas surpresas ao fazer isso, mas vai encontrar inúmeras oportunidades de “jogar lixo fora”, aproveite!
Dica 3: Monte um time Para que você possa seguir com o trabalho de levantamento de dados, será muito importante contar com as pessoas que mais entendem do assunto e estas estão espalhadas pela sua empresa. Você terá de escolher as pessoas fundamentais (de cada processo/sistema) para que elas te ajudem a montar esse inventário.
Dica 4: Recorra a parceiros quando necessário Se você não conta com especialistas em LGPD, então vale a pena abreviar sua jornada contando com ajuda de pessoas que fazem isso com maestria. Faça uma aliança com um parceiro que possa lhe ajudar nesse assunto, isso mantém o seu foco no que você mais conhece: o seu negócio.
Dica 5: Monte planos de ação Com ajuda dos parceiros e do time, monte planos de implementação indicando o que será alterado, como, até quando e quem será o responsável. Ao final de cada plano, é preciso deixar claro qual item passará a estar em compliance com a lei.
ALERTA: se você está montando um plano e o resultado dele não ajuda no compliance, então é possível que o esforço seja para outro fim, que não a adequação à LGPD.
Dica 6: Monitore sua operação Após a implementação dos planos, continue monitorando sua organização para garantir que o resultado possa ser mantido ao longo do tempo. No trabalho de monitoração, você vai gerar novas adequações.
Dica 7: Escolha uma ferramenta Como gerenciar tudo isso ao mesmo tempo? Essa tarefa pode ser feita com várias ferramentas caseiras (que podem lhe gerar mais dor de cabeça!) ou você pode usar uma plataforma que foi feita exclusivamente para isso: a OneTrust!
Se você quer acertar de primeira, então experimente a ferramenta, faça um piloto e veja como um sistema de privacidade vai definitivamente ser peça central em todo o processo. Veja mais sobre a jornada de implementação e sobre o OneTrust no artigo “A Jornada LGPD”.
Fonte: ADMLAN – COMPUGRAF
